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Voici un mail que j'envoie régulièrement sur la liste de diffusion des informaticiens de l'UPJV :
Par ces temps propices aux vacances vos utilisateurs vont vous demander comment mettre en place un répondeur.
Il y a d'excellentes raisons pour ne pas en mettre en place :
- ce répondeur va répondre au spam, confirmant l'existence de l'adresse mail ou pire spamant un innocent ;
- un répondeur mal configuré va répondre aux listes de diffusion auquelles vous êtes abonnés (réaction immédiate du propriétaire de la liste : désabonnement de la personne voire banissement si récidive) ;
- de façon un peu paranoïaque, en intelligence économique, savoir que tel ou tel bureau est libre pour une visite peut être une information intéressante.
- […]
Je ne connais pas de bonnes raison d'en mettre un en place.
- une réponse à un mail peut souvent attendre une semaine ou deux. De toute façon si vous avez mis un répondeur c'est qu'il faudra attendre ce temps là pour avoir une réponse.
- plutôt que de donner l'adresse d'un collègue dans le message du répondeur, créer un alias et s'arranger pour que ce soit cet alias qui soit utilisé (directeur ⇒ le directeur et son secrétaire, secretariat-labo → les deux secrétaires, sos-micro → l'informaticien de l'ufr (penser à demander à avoir un deuxième informaticien de l'ufr)…)
- de toute façon si c'est si important vous lirez votre mail
- […]
Ceci dit, ils vont insister et il faudra bien le mettre en place ce répondeur.
Un bon répondeur :
- ne répond pas aux robots (MAILER-DAEMON, listes de diffusion, …)
- ne répond qu'une fois par jour ou mieux par semaine à une même adresse mail
- ne répond pas au spam
- est éteint (non, oubliez celui là)
- le répondeur fourni avec votre logiciel de mail préféré, n'est pas un bon répondeur.
- le répondeur gratuit proposé par votre petit neveu n'est pas un bon répondeur.
- le répondeur payant, mais pas cher, proposé par votre fournisseur d'accès, d'antivirus, de … n'est pas un bon répondeur.
C'est bien beau tout ça, mais je veux un (bon) répondeur !
Le répondeur fourni avec le webmail de l'université fait ce qu'il peut pour être le moins mauvais possible. Vous pouvez l'utiliser même si vous n'utilisez pas le webmail par ailleurs (il faudra juste penser à le desactiver à votre retour).
Vous le trouverez dans les filtres du webmail, il est intitulé “Absences”.
— Delepine Jean Charles 2013/03/28 12:00
PS: Si vous trouvez de bonnes raisons pour installer un répondeur, dîtes le moi, je vous expliquerai comment vous en passer.
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