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Les logiciels de courrier électronique modernes tels que thunderbird ou Eudora peuvent se connecter au serveur de courrier éléctronique en utilisant deux méthodes. Ces méthodes sont appelées dans un jargon d'informaticiens des protocoles. Ces deux protocoles sont :

• le protocole POP;
• le protocole IMAP.

En fonction de la façon dont votre logiciel de courrier est configuré et donc du protocole qu'il utilise, votre logiciel de courrier électronique va réagir différemment lors de la relève de votre boîte aux lettres. Des fonctionnalités supplémentaires seront également disponibles. Voici les principales différences entre ces deux protocoles.

L'idée principale de ce protocole est de vider entièrement le contenu de votre boîte aux lettres lorsque vous la relevez. Rien ne reste alors sur le serveur. Cette caractéristique engendre quelques limitations dues notamment au fait que le stockage du courrier se fait sur votre ordinateur.

Lorsque vous vous connectez, le logiciel décharge l'ensemble de vos mails reçus avant que vous ne puissiez les consulter. Ceci est particulièrement ennuyeux lorsque vous recevez de gros mails contenant des annexes. Si votre ordinateur tombe en panne ou que vous en changez, vous perdez l'ensemble de vos mails. Quand vous accédez à votre courrier à partir de plusieurs endroits, vous n'avez pas l'ensemble de vos mails dans votre boîte aux lettres. Il existe une option avec Eudora pour dire au logiciel de courrier électronique de laisser une copie des messages sur le serveur mais cela ne résout pas tous les problèmes. Au contraire, des problèmes supplémentaires apparaissent lorsque la boîte atteint sa taille maximale. Il n'est alors pas aisé de supprimer seulement une partie des messages sur le serveur. A vrai dire, si vous n'avez pas vraiment besoin de cette caractéristique, ne l'utilisez pas et préférez-lui l'utilisation du protocole IMAP pour relever votre courrier..

Pour pallier ces différents inconvénients, nous avons donc décidé de mettre en place une messagerie qui utilise le protocole IMAP sur le serveur de courrier.

Grâce à cette autre méthode d'accès :

• Les mails ne sont plus déchargés sur votre machine mais restent sur le serveur. Lorsque vous relevez votre courrier, vous visualisez seulement les en-têtes et c'est seulement quand vous désirez voir son contenu et ses annexes que le transfert entre le serveur et votre machine a lieu.
• Le contenu de votre boîte aux lettres reste identique et ce, quel que soit l'endroit à partir duquel vous consultez votre courrier électronique, puisque tous les mails restent sur le serveur.
• Lorsque votre machine tombe en panne ou que vous désirez en changer, l'ensemble de vos mails étant sur le serveur, rien n'est perdu.
• Une fonctionnalité supplémentaire apparaît. Il s'agit du partage de votre boîte aux lettres ou d'un de ses sous-dossiers.

En contrepartie, l'utilisateur doit supprimer lui-même les messages dont il n'a plus besoin. S'il ne le fait pas, sa boîte aux lettres va continuer à se remplir jusqu'à ce qu'elle atteigne le quota imposé.

Il faut savoir qu'il y a trois niveaux de suppression lorsqu'un utilisateur supprime un message en utilisant le protocole IMAP :

• L'utilisateur marque le mail comme supprimé. Soit il voit toujours le message mais avec une croix rouge (ou un autre signe distinctif selon le logiciel de courrier électronique utilisé), soit le message est déplacé vers la poubelle. Dans les deux cas, la place n'est pas libérée du serveur.
• Le logiciel de courrier électronique compresse les dossiers. Cette compression consiste à demander au serveur de supprimer les messages marqués comme supprimés par l'utilisateur. Les messages sont en attente de suppression sur le serveur. Après cette compression, l'utilisateur ne voit plus le mail.
• Le serveur décide de supprimer physiquement le fichier correspondant au mail du serveur. Cette dernière suppression physique se fait lorsque le serveur n'a rien de mieux à faire.

L'idéal est que cette deuxième étape s'exécute le plus régulièrement possible. Le logiciel de messagerie peut éventuellement réaliser cette compression à la demande de l'utilisateur mais la plupart du temps l'utilisateur ne la demandera pas. Il est donc impératif que la configuration de son logiciel de messagerie soit correcte afin que cette compression soit réalisée le plus tôt possible.